Słowo konferencje można definiować na wiele sposobów. W znaczeniu potocznym jest to spotkanie przedstawicieli jakiejś branży w celu omówienia tematu, który jest przedmiotem konferencji. Mogą to być wielkie przedsięwzięcia międzynarodowe czy ogólnokrajowe, jaki i mniejsze zgromadzenia regionalne lub skupiające pracowników jednego zakładu pracy (np. nauczycieli danej szkoły ).
Największym wyzwaniem dla osób odpowiedzialnych za przygotowanie i przebieg spotkania jest profesjonalna organizacja konferencji. Im większy krąg gości tym trudniejsze zadanie, dlatego organizację dużych konferencji powierza się osobom lub firmom, które mają spore doświadczenie w tej dziedzinie. Do zadań organizatorów należy opracowanie harmonogramu przebiegu zjazdu, zapewnienie uczestnikom zakwaterowania oraz przygotowanie dodatkowych atrakcji, które umilą pobyt i pozwolą odpocząć po wyczerpującym dniu.
Miejsca konferencji to często malowniczo położone hotele, pensjonaty, które zapewniają kompleksową obsługę – zakwaterowanie, wyżywienie, sale konferencyjne oraz zaplecze rekreacyjne.
