Według aktualnie obowiązujących przepisów, pracownicy których miejsce pracy jest oddalone od miejscowości ich zamieszkania mogą ubiegać się o wypłacanie przez pracodawcę specjalnych dodatków z tytułu rozłąki. Czasem jednak dodatki te mogą podlegać opodatkowaniu.
Dodatek za rozłąkę ma pełnić funkcję kompensaty w zamian na wyższe koszty utrzymania pracownika w miejscu innym niż jego zamieszkania. Jednak w przepisach wyszczególnione są tylko poszczególne grupy zawodowe, którym ten dodatek prawnie przysługuje. Są to między innymi zawodowi żołnierze czy urzędnicy państwowi. O dodatkowym wynagrodzeniu Pracownicy pozostałych zawodów decyduje wyłącznie dobra wola pracodawcy.
W pierwszym przypadku, gdy mamy do czynienia z pracownikami, którym dodatek za rozłąkę przysługuje z mocy ustawy, jego wysokość i warunki określane są przez Ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 21 ust 1 pkt 18) oraz wydanych do niej rozporządzeń. Dla przykładu dodatek na rozłąkę wypłacany żołnierzowi zawodowemu w postaci miesięcznego ryczałtu, w ubiegłym roku wynosił 18-krotność stawki diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. Urzędnikom państwowym przypada natomiast 95% stawki diety za każdy dzień rozłąki.
W przypadku prywatnych podmiotów, gdzie często ważne jest ograniczenie kosztów w firmie, to czy pracownik dostanie dodatek za rozłąkę będzie zależeć od pracodawcy. A ustalenia te wyrażone zostać powinny w umowie o pracę lub w regulaminie wynagrodzeń. Co ważne – jeśli dodatek za rozłąkę nie przekracza wysokości diety za podróż służbową na terytorium kraju, pracownik nie ma obowiązku odprowadzenia od niego podatku dochodowego.
Jeśli jednak mamy wątpliwości co do należności warto zdecydować się na profesjonalne usługi płacowe jakie oferowane są przez biura rachunkowe czy firmy zajmujące się outsourcingiem księgowości. Wówczas będziemy mieć pewność, że dostajemy tyle ile nam przysługuje.