W szczególności mowa tutaj o dokumentacji w obszarze fakturowania i księgowości. Jakie rozwiązania optymalnie usprawnią obieg dokumentów finansowych w przedsiębiorstwie?
Elektroniczny obieg dokumentów finansowych
Obecnie, nadal wiele firm stosuje ręczne procedury rozliczania papierowych zobowiązań finansowych, z których mogą wynikać liczne błędy wpływające na opóźnienia w realizacji transakcji oraz na relacje zarówno z pracownikami, jak i kontrahentami. Odpowiedni obieg dokumentów finansowych w firmie wpływa przede wszystkim na efektywność działania całej organizacji. Energiczny rozwój najnowszych technologii oraz zaawansowanych rozwiązań IT sprawia, że możliwe jest zastosowanie systemów elektronicznego obiegu dokumentów i informacji, usprawniających przechwytywanie, przechowywanie, zarządzanie oraz generowanie dokumentów, co zdecydowanie zwiększa produktywność oraz efektywność działania firmy, zachowując jednocześnie pełne bezpieczeństwo przetwarzanych informacji.
Elektroniczny obieg dokumentów i informacji pozwala skutecznie wyeliminować wiele działań wprowadzających bałagan w zarządzaniu papierową dokumentacją księgową, a tym samym generujących zbyt duże nakłady pracy podczas jej obsługi. Elektroniczny obieg dokumentów finansowych pozwala również zniwelować praktycznie do zera zniszczenie lub zgubienie ważnych danych czy też dokumentacji księgowej.
Sprawne zarządzanie dokumentami w firmie
Elektroniczny obieg dokumentów finansowych to doskonałe rozwiązanie szczególnie dla firm o rozproszonej strukturze, gdzie oddziały przedsiębiorstwa lub jego pracownicy znajdują się w różnych lokalizacjach. Elektroniczny obieg dokumentów finansowych umożliwia oddelegowanie do centrali firmy wszelkich faktur oraz innych dokumentów, które z kolei są przesyłane w formie skanów lub w innej formie do poszczególnych oddziałów organizacji w celu ich opisania, zatwierdzenia oraz późniejszego księgowania. Takie rozwiązanie znacznie skraca czas oczekiwanie na ważne dla całej organizacji dokumenty finansowe.
Niższe koszty, większa kontrola
Elektroniczny obieg dokumentów finansowych pozwala firmie m.in. na tworzenie własnych formularzy, ankiet, raportów, a także innego typu dokumentów, również multimedialnych, związanych z rachunkowo-rozliczeniowym funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Takie rozwiązanie pozwala na niemal całkowite zrezygnowanie z prowadzenia papierowej dokumentacji w firmie, co skutkuje uzyskaniem znacznej obniżki kosztów związanych z koniecznością zakupu dużej ilości materiałów biurowych oraz elektronicznych urządzeń drukujących. Elektroniczny obieg dokumentów finansowych w firmie pozwala również kadrze kierowniczej na utrzymanie większej kontroli nad przepływem informacji finansowych w organizacji, a także umożliwia zmniejszenie ilości osób biorących udział w przetwarzaniu dokumentów w tym zakresie.