Jak więc widać, organizacja konferencji to wiele punktów do zrealizowania, które składają się na idealne spotkanie biznesowe. Sale konferencyjne powinny być wybierane ze względu na ilość uczestników spotkania, aby wszyscy swobodnie mogli się w niej zmieścić, zajmując jednocześnie wygodne miejsca. Zarówno małe, jak i duże pomieszczenie będzie negatywnie wpływało na jakość pracy i atmosferę spotkania. W pierwszym przypadku uczestnicy, a przede wszystkim prelegenci nie będą mieli swobody działania, natomiast w drugim przypadku osoby prezentujące zagadnienia będą miały trudności z nawiązaniem kontaktu ze zgromadzonymi słuchaczami. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest organizacja konferencji w hotelu, który dysponuje salą konferencyjną, ponieważ nie ma wówczas konieczności przemieszczania się między poszczególnymi obiektami. Ponadto hotele dysponują własną restauracją, co znacząco ułatwia zorganizowanie posiłków między kolejnymi spotkaniami, bez konieczności organizowania cateringu. Uczestnicy konferencji mają również możliwość odpocząć w komfortowych pokojach w czasie dłuższej przerwy między poszczególnymi częściami spotkania.
Organizowanie konferencji nie wiąże się jednak tylko z jakością wynajmowanego ośrodka, ale też z jego lokalizacją. Przerwa między poszczególnymi wykładami może być nie tylko okazją do odpoczynku w pokoju hotelowym, ale też na świeżym powietrzu, zwłaszcza jeśli lokal znajduje się w nadmorskim czy górskim klimacie.
Doskonałym rozwiązaniem wydaje się hotel Sopot, która pozwala skorzystać z uroków miasta. Krótki spacer po plaży czy molo pozwoli odpocząć i zregenerować siły, zwiększając efektywność pracy. Nie mniejsze zainteresowanie budzą też sale konferencyjne w Gdańsku